Módulo 6: CRM con HubSpot
Deals y Pipelines
Descripción de la cápsula
Un contacto es una persona. Pero el CRM no existe para guardar personas — existe para cerrar ventas. Y una venta en curso, en HubSpot, se llama un deal (negocio).
Esta cápsula introduce los dos conceptos que convierten al CRM de un directorio en una máquina de ventas: el deal (la oportunidad de venta — quién, cuánto, en qué estado) y el pipeline (el "embudo" — la secuencia de etapas por las que un deal avanza hasta cerrarse). Si los contactos eran "el quién", los deals son "el qué" y los pipelines son "el dónde va".
Hay un concepto clave que vale la pena anticipar: un deal vive en una etapa de un pipeline, y "avanzar una venta" en HubSpot significa, literalmente, mover el deal de una etapa a la siguiente. Automatizar ventas es, en gran medida, automatizar ese movimiento — crear el deal en la primera etapa cuando llega una oportunidad, y moverlo conforme avanza.
Lo que vas a aprender
Al terminar esta cápsula serás capaz de:
- ✅ Entender qué es un deal y qué lo compone
- ✅ Entender pipelines y etapas (deal stages)
- ✅ Crear deals desde un workflow, en la etapa correcta
- ✅ Mover un deal de una etapa a otra (avanzar la venta)
- ✅ Buscar y actualizar deals existentes
- ✅ Trabajar con los IDs de pipeline y etapa
Qué es un deal
Un deal (negocio) representa una oportunidad de venta concreta. No es la persona, no es la empresa — es la venta en sí. Sus propiedades típicas:
| Propiedad | Qué es |
|---|---|
dealname | El nombre del deal — ej. "Venta de licencias - Acme" |
amount | El monto / valor de la venta |
dealstage | La etapa en la que está (clave — ver abajo) |
pipeline | A qué pipeline pertenece |
closedate | La fecha estimada (o real) de cierre |
Un deal por sí solo es incompleto: una venta tiene un comprador (contacto) y, a menudo, una empresa. Conectar el deal con esos otros objetos es el tema de la cápsula 05 (asociaciones). Por ahora, enfócate en el deal como entidad.
Pipelines y etapas: el embudo de ventas
Qué es un pipeline
Un pipeline es la secuencia de etapas por las que pasa una venta, desde que aparece hasta que se cierra. HubSpot trae un pipeline por defecto, y se pueden crear más (un negocio puede tener un pipeline para "ventas nuevas" y otro para "renovaciones", por ejemplo).
Qué son las etapas (deal stages)
Las etapas son los pasos dentro del pipeline. Un pipeline de ventas típico podría tener:
Cita agendada → Reunión hecha → Propuesta enviada → Negociación → Cerrado ganado / Cerrado perdido
Cada deal está, en todo momento, en una etapa. "Avanzar la venta" = mover el deal a la siguiente etapa.
El modelo mental: un pipeline es como un tablero kanban de ventas. Cada deal es una tarjeta. Las columnas son las etapas. Vender es mover tarjetas de izquierda a derecha hasta "Cerrado ganado". Automatizar ventas con n8n es mover esas tarjetas con un workflow en vez de a mano.
El detalle técnico: pipelines y etapas tienen IDs
Como todo en estos sistemas (Módulo 5, Módulo 6), los pipelines y las etapas se identifican con IDs internos, no con sus nombres visibles. La etapa que tú ves como "Propuesta enviada" HubSpot la maneja con un ID.
Esto es lo que más confunde al automatizar deals: para crear un deal "en la etapa Propuesta enviada", necesitas el ID de esa etapa, no el texto "Propuesta enviada". El nodo de n8n a menudo te ayuda con selectores que muestran los nombres y resuelven los IDs por detrás — pero cuando algo no cuadra, casi siempre es porque un nombre y un ID no coinciden. La cápsula 07 (troubleshooting) vuelve sobre esto.
Crear un deal
- Resource:
Deal - Operation:
Create - Propiedades clave:
dealname→ un nombre descriptivoamount→ el montopipeline→ el pipeline (por su ID, o vía el selector del nodo)dealstage→ la etapa inicial (por su ID, o vía selector)
Regla: un deal nuevo casi siempre se crea en la primera etapa del pipeline. Una oportunidad recién aparecida no está "en negociación" — está en "cita agendada" o el equivalente inicial de tu pipeline. Crear el deal directamente en una etapa avanzada es saltarse el proceso.
Igual que con contactos, el deal creado te devuelve un Deal ID — guárdalo si vas a moverlo o actualizarlo después.
Mover un deal: avanzar la venta
Esta es la operación que automatiza ventas. Mover un deal de etapa es un Update que cambia la propiedad dealstage:
- Operation:
Update - Deal ID:
{{ $json.id }}— el deal a mover - dealstage: el ID de la nueva etapa
Ejemplos de automatización real:
- Se firma una propuesta (llega un webhook) → mover el deal a "Negociación"
- Se recibe el pago (evento de un sistema de pagos) → mover el deal a "Cerrado ganado"
- Pasan 30 días sin respuesta → mover el deal a "Cerrado perdido"
Update es quirúrgico (lo sabes desde Sheets): mover el deal de etapa cambia
dealstagey nada más. El monto, el nombre, las asociaciones — todo lo demás se queda. Solo cambias dónde está la tarjeta en el tablero.
Buscar y actualizar deals
- Search: busca deals por propiedades (por etapa, por monto, por fecha de cierre...). Útil para "dame todos los deals en negociación", "los que cierran este mes".
- Get: trae un deal por su ID.
- Update: modifica cualquier propiedad — el monto cambió, la fecha de cierre se movió, o (lo más común) avanzar la etapa.
El patrón "buscar antes de actuar" aplica: si tu workflow recibe "el cliente Acme firmó" pero no tiene el Deal ID a la mano, primero busca el deal (por nombre, o mejor, por su asociación con el contacto/empresa — cápsula 05), obtén su ID, y entonces muévelo.
Trampas comunes
Trampa 1: Usar el nombre de la etapa en vez de su ID
Qué pasa: Pones dealstage = "Propuesta enviada" y HubSpot no lo reconoce — espera el ID interno de esa etapa.
Cómo evitar: Usa el selector del nodo (que resuelve el ID por ti) o consigue el ID de la etapa. Nombre ≠ ID — el error #1 con deals.
Trampa 2: Crear deals en una etapa avanzada
Qué pasa: Tu workflow crea cada deal directamente en "Negociación" porque "así es más rápido". Te saltas el proceso, y los reportes del embudo mienten.
Cómo evitar: Un deal nuevo se crea en la primera etapa. Avanzarlo es un paso aparte, cuando algo lo justifica.
Trampa 3: Confundir pipeline con etapa
Qué pasa: Mezclas el ID del pipeline con el de una etapa, o asumes que una etapa de un pipeline existe en otro.
Cómo evitar: El pipeline es el embudo completo; la etapa es un paso dentro. Las etapas pertenecen a un pipeline específico — la etapa "Negociación" del pipeline A no es la misma que la del pipeline B.
Trampa 4: Mover un deal sin saber en qué etapa está
Qué pasa: Tu workflow "avanza" un deal a "Negociación" pero el deal ya estaba en "Cerrado ganado" — lo retrocediste.
Cómo evitar: Si la lógica importa, lee la etapa actual del deal antes de moverlo, y decide con un IF. No muevas a ciegas.
Trampa 5: Crear un deal sin comprador
Qué pasa: Creas deals "sueltos", sin asociarlos a ningún contacto ni empresa. Tienes ventas sin saber de quién son.
Cómo evitar: Un deal casi siempre debe asociarse a un contacto (y a menudo una empresa). Eso es la cápsula 05 — pero tenlo presente desde ya: un deal sin comprador es un deal incompleto.
Ejercicio: crear y mover un deal
Objetivo: practicar el ciclo de vida de un deal por el pipeline.
Preparación
En HubSpot, mira tu pipeline por defecto y sus etapas. Anota los nombres de las etapas (el nodo de n8n te ayudará con los IDs).
Tu tarea
- Crear un deal: Manual Trigger → Set (dealname, amount) → HubSpot (Deal, Create) en la primera etapa del pipeline. Mira el output y localiza el Deal ID.
- Verifica en HubSpot que el deal aparece en la primera etapa del tablero.
- Mover el deal: encadena un HubSpot (Deal, Update) que use el Deal ID para cambiar
dealstagea la segunda etapa. - Verifica que el deal se movió en el tablero — la "tarjeta" avanzó una columna.
- Buscar deals: workflow aparte — HubSpot (Deal, Search) que traiga los deals de cierta etapa.
Ver pistas
- En el 1 y el 3, usa el selector de etapa del nodo si está disponible — resuelve el ID por ti. Si no, necesitas el ID de la etapa.
- En el 3, el Deal ID viene del Create:
{{ $json.id }} - La lección: crear = primera etapa; mover = Update de
dealstage. Eso es "automatizar ventas" en su forma más básica.
Resumen y siguiente paso
- Un deal (negocio) es la oportunidad de venta concreta — ni la persona ni la empresa, la venta en sí
- Un pipeline es la secuencia de etapas por las que avanza una venta; cada deal vive en una etapa
- Modelo mental: el pipeline es un tablero kanban de ventas — automatizar ventas es mover tarjetas con un workflow
- Pipelines y etapas se identifican con IDs internos, no con sus nombres visibles — el error #1 con deals
- Un deal nuevo se crea en la primera etapa; "avanzar la venta" = un Update de
dealstage - "Buscar antes de actuar" aplica: si no tienes el Deal ID, búscalo antes de mover
- 5 trampas: nombre de etapa en vez de ID, crear en etapa avanzada, confundir pipeline con etapa, mover a ciegas, deal sin comprador
Antes de avanzar deberías poder:
- Crear un deal en la primera etapa de un pipeline
- Mover un deal a otra etapa con un Update
- Explicar la diferencia entre pipeline y etapa
Lo que sigue (cápsula 05):
Tienes contactos (cápsula 03) y deals (cápsula 04) — pero por ahora viven sueltos. La cápsula 05 los conecta: las asociaciones de HubSpot — cómo un deal se vincula a su contacto y a su empresa. Es la pieza que vuelve el CRM un sistema relacional de verdad.
Recursos adicionales
- n8n HubSpot node Docs - Operaciones de Deal.
- HubSpot: pipelines y etapas de deals - Cómo se configuran los pipelines.
- HubSpot: propiedades de deals - Las propiedades predefinidas de un deal.
Creado: Mayo 14, 2026 Versión: 1.0